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Resposta automática no e-mail
Depois de eliminar os inúmeros e-mails não
solicitados (spam) da sua caixa postal, alguns poucos e-mails
merecem e precisam ser respondidos. O ideal é respondermos
imediatamente, mas nem sempre é possível. Muitas vezes, para
quem envia o e-mail, fica aquela sensação de descaso quando uma
resposta não chega logo à caixa postal. Para resolver esse
problema com um mínimo de trabalho, o leitor pode criar
respostas automáticas para seus remetentes avisando-os de que
recebeu o e-mail e responderá assim que puder, ou ainda que está
viajando e não poderá fazê-lo em breve.
Contudo, antes de criar uma resposta automática, o usuário deve
considerar alguns pontos. Se você recebe muitos e-mails de uma
mesma pessoa certamente irá criar um incômodo para o remetente,
que receberá sua mensagem automática toda hora. Por outro lado,
o uso de mensagens automáticas é muito útil quando você se
ausenta por muitas horas, ou sai de viagem por alguns dias. Uma
mensagem automática pode ser configurada de duas formas.
No próprio programa de correio eletrônico como o Outlook Express
ou Netscape Messenger, ou no site do provedor. Alguns
provedores, permitem criar uma mensagem padrão que é enviada
quando o e-mail chega ao servidor.
Nesse caso, a vantagem é que você não precisa sequer ligar o seu
micro, o provedor faz tudo para você. Se optar por criar uma
resposta automática no seu programa de e-mail, deve se lembrar
que a resposta automática só é enviada quando você estiver
conectado. Se você acessa o e-mail somente uma vez por dia,
ficando desconectado o resto do tempo, a mensagem automática não
terá muito efeito.
Para criar uma resposta automática é preciso passar por duas
etapas. Criar o texto da mensagem padrão e criar uma regra que
instrua o programa a enviá-la aos remetentes. Para criar um
texto padrão, faça exatamente como se estivesse escrevendo um
e-mail normal. Preencha o campo Assunto (subject) e o corpo do
texto deixando o campo Para em branco. Em seguida, clique no
menu Arquivo /SalvarComo.Grave a mensagem em uma pasta de sua
preferência, como na pasta Meus Documentos e lembre-se do nome
que deu ao arquivo gravado O próximo passo é criar uma regra
para que o Outlook Express envie automaticamente a resposta para
cada mensagem recebida. As regras de mensagem permitem que você
execute tarefas automaticamente em função do conteúdo das
mensagens recebidas.
Nesse caso, deve ser criada uma regra que responda a todas as
mensagens recebidas com aquele texto que foi criado há pouco.
Para tal, siga os seguintes passos:
No Outlook Express 6, usado neste tutorial, clique no menu
Ferramentas na opção Regras para mensagens e Correio. A caixa de
diálogo é composta por três painéis. O primeiro deles chamado
"Selecione as condições para a regra" serve para filtrar as
mensagens que sofrerão os efeitos da regra. Role o conteúdo do
painel e marque o item "Para todas as mensagens". No painel,
"Selecione as ações para a regra: marque o item "Respondê-la com
mensagem"
No painel Descrição da regra, clique no link (texto sublinhado,
em azul), localize e selecione a mensagem que foi criada
anteriormente e pressione o botão OK. No painel Nome da regra
opcionalmente você pode informar um nome para aquela regra. Como
sugestão, informe Resposta automática. Se não fizer isso, a
mensagem recebe um nome com número seqüencial.
A nova mensagem aparecerá no painel central da guia Regras de
Correio. Pressione OK para encerrar. A partir de agora, todo
remetente de mensagem enviada receberá a mensagem padrão. Para
desativar uma regra, você deve abrir a caixa de diálogo de
criação de regras e desmarcar a regra que deseja desativar. Para
reativá-la, basta remarcá-la. Se quiser eliminar a regra
selecione-a e clique no botão remover. |
